Aqua Novio: een lesrooster dat zichzelf samenstelt
Voor zwemschool Aqua Novio bouwde 48Hours een AI-roosterplanner die het lesrooster automatisch samenstelt op basis van de beschikbaarheid van de trainers - in plaats van wekelijks handmatig puzzelen.
Een zwemschool draait op zijn rooster. Wie geeft welke les, in welk bad, op welk moment - en past dat bij de beschikbaarheid van iedereen? Dat puzzelwerk kostte elke week opnieuw veel tijd, en bij elke wijziging begon het opnieuw. 48Hours bouwde een planner die dat werk overneemt.
Het probleem dat we oplossen
Het lesrooster werd handmatig in elkaar gezet. Per week moest iemand de beschikbaarheid van alle trainers verzamelen, dat naast de lestijden leggen en er een kloppend rooster van maken. Viel er iemand uit of kwam er een wens binnen, dan moest het hele schema opnieuw worden nagelopen. Tijdrovend, foutgevoelig en lastig overdraagbaar.
Hoe we het aanpakten
We hebben een roosterplanner gebouwd waarin trainers hun beschikbaarheid en vrij-wensen doorgeven, en het systeem op basis daarvan automatisch een passend rooster voorstelt. De lessen worden eerlijk over het team verdeeld, rekening houdend met wie wanneer kan. Het resultaat is geen starre tool, maar een planner die meedenkt en die je met een paar klikken bijstuurt.
De zwemschool houdt zelf de regie: het voorgestelde rooster is een vertrekpunt dat je handmatig kunt aanpassen, en wijzigingen in beschikbaarheid worden direct meegenomen in een nieuw voorstel.
Wat we concreet bouwden
Beschikbaarheid per trainer
Trainers geven hun beschikbaarheid en vrij-wensen door; het systeem houdt daar automatisch rekening mee bij het plannen.
Automatisch rooster-voorstel
Op basis van de lestijden en de beschikbaarheid stelt de planner in een paar tellen een kloppend rooster voor.
Eerlijke verdeling
De lessen worden evenwichtig over het team verdeeld, zodat niet steeds dezelfde mensen de drukke blokken draaien.
Snel bijsturen
Verandert er iets, dan pas je het rooster met een paar klikken aan in plaats van alles opnieuw te puzzelen.
Wat het oplevert
- Het wekelijkse roosterpuzzelen gaat van uren naar minuten.
- Eén centrale plek voor beschikbaarheid, in plaats van losse appjes en lijstjes.
- Een eerlijker verdeling van de lessen over het team.
- Het rooster is niet meer afhankelijk van één persoon die de puzzel in z'n hoofd heeft.
Ook een proces dat elke week opnieuw tijd kost?
Eén gesprek van een uur. Binnen een dag een implementatieplan op maat. Daarna pas bouwen.